Avviare un progetto di digitalizzazione dell’azienda, per quanto complesso e articolato, non deve essere una prospettiva scoraggiante, tutt’altro. I potenziali benefici che l’azienda avrà dalla digitalizzazione sono in grado di entusiasmare anche gli imprenditori più scettici e recalcitranti.
Ci sono, però, alcuni elementi critici da tenere presente, per favorire il successo del progetto:
- Chiarezza degli obiettivi: La decisione di intraprendere un progetto di digitalizzazione aziendale è una decisione strategica importante per qualsiasi organizzazione e deve essere preparata con attenzione. Innanzitutto, è fondamentale avere obiettivi chiari: la digitalizzazione fine a se stessa deve essere evitata a tutti i costi. Come punto di partenza della trasformazione digitale, definire cosa deve essere digitalizzato, con quale target e quando.
- Gradualità dell’approccio: i progetti di digitalizzazione sono molto complessi, soprattutto quando sono coinvolti un gran numero di processi aziendali. Se sono necessarie troppi “aggiustamenti” contemporaneamente, c’è il rischio che l’intera organizzazione venga sopraffatta, il che potrebbe portare alla cancellazione o almeno al ritardo del progetto. L’approccio migliore è iniziare in piccolo ma eseguire passaggi rapidi e successivi, assicurandosi che ogni passaggio sia completo prima di passare a quello successivo, in una sorta di ciclo PDCA, come sanno gli esperti del processo di miglioramento.
- Completezza dell’implementazione: sviluppare una buona idea è il primo passo. Ma implementarla in modo coerente è spesso difficile. Ciò è particolarmente vero per le aziende che sono completamente a digiuno, amministrazione a parte, di digitalizzazione (e, ahimè, non sono poche!). In un contesto di digitalizzazione sempre più rapida e spinta, le lacune tecnologiche esistenti in un’azienda possono crescere altrettanto rapidamente. Ciò può portare a notevoli svantaggi competitivi, tanto che il divario non può più essere colmato. Pertanto, l’ampia gamma di possibilità tecnologiche offerte dalla digitalizzazione dovrebbe essere sfruttata appieno, digitalizzando il processo attraverso l’integrazione del sistema IT lungo la catena di fornitura.
- Adattamento dell’organizzazione: quando si intraprende una trasformazione digitale, potrebbe essere necessario rivedere l’organizzazione esistente, per creare una più forte cooperazione tra i vari dipartimenti e uffici. Questo richiede molto tatto e sensibilità da parte dei titolari e, allo stesso tempo, capacità e volontà di assumersi responsabilità da parte dei dipendenti. Un approccio è quello di creare dei “campioni digitali” all’interno dei vari dipartimenti e uffici, per favorire il processo di implementazione.
- Miglioramento della qualità dei dati: I dati sono la risorsa più importante nella digitalizzazione. Nuove aree di business o servizi come l’analisi si basano su dati che consentono alle aziende di operare in modo più affidabile ed efficiente. I prerequisiti più importanti sono dati di base corretti, completi e convalidati. Questo è attualmente uno dei maggiori ostacoli per molte aziende. Molto spesso i dati esistenti, tipicamente i dati anagrafici dei materiali, le informazioni sullo stato e i dati dell’ordine, sono incompleti, contraddittori ed errati e, quindi, diventino inefficaci. Inoltre, capita che i dati non sono disponibili rapidamente premendo un pulsante perché sono memorizzati su diversi supporti o interfacce non adatti allo scambio di dati. Com’è facilmente intuibile, una migliore qualità e gestione dei dati sono prerequisiti per la digitalizzazione.
- Coinvolgimento dei dipendenti: è ormai universalmente noto che la trasformazione digitale ha una dimensione culturale ed umana, oltre che tecnologica. Se i dipendenti non sono preparati ai cambiamenti che la digitalizzazione porterà, allora anche con la migliore tecnologia al mondo il processo fallirà. In breve, i dipendenti devono essere informati in modo tempestivo e completo sui progetti di digitalizzazione e sui loro obiettivi. Ciò aumenta l’accettazione dei progetti e aiuta a ridurre le riserve e le paure. Sono i dipendenti e il loro impegno a determinare il successo della digitalizzazione. Quando c’è resistenza, è importante che tutto il personale segua programmi di formazione per contribuire a cambiare la cultura attuale e promuovere una mentalità digitale. È inoltre fondamentale che i dipendenti siano dotati delle giuste competenze e conoscenze per lavorare in modo efficace con i nuovi processi portati dalla digitalizzazione, con possibile necessità di erogazione di formazione o l’inserimento di nuove persone.
- Condivisione dei dati: un prerequisito importante per il successo della trasformazione digitale è la volontà di condividere i dati. La digitalizzazione potrà avere successo solo se verranno sviluppati standard comuni, trasversali a tutta l’azienda. Ciò richiede fiducia reciproca e cooperazione. Le aziende che vogliono trarre vantaggio dalla digitalizzazione devono quindi condividere i dati per trarre profitto da chi li analizza ed elabora.
Il rispetto di tali elementi garantisce il successo di un progetto digitale. Ovviamente no. Ma garantisce di partire con il piede giusto. E chi ben inizia…
